1. Документи з
господарської діяльності
2. Документи з
господарсько-претензійної діяльності
3. Система
обліково-фінансової документації
4. Документи в
банківській діяльності
5. Документація
в рекламній та видавничої діяльності
6. Запитання і
завдання для самоперевірки
1. Документи з господарської діяльності
Обов'язковою умовою здійснення діяльності у кожній галузі господарства є
документування. Жодна операція не може бути проведена без підтвердження її
відповідними документами.
Спеціалізоване
документування:
- документування господарської діяльності;
- документування наукової діяльності;
- документування посередницької діяльності;
- документування господарсько-претензійної діяльності;
- документування облікової діяльності;
- документування фінансової діяльності;
- документування банківської діяльності;
- документування податкової діяльності;
- документування зовнішньоекономічної діяльності;
- документування рекламної діяльності;
- документування видавничої діяльності;
- документування дипломатичної діяльності.
Документи
з господарської діяльності використовуються у діяльності
державних та недержавних підприємств, організацій, що їм наданий статус
юридичної особи.
Типові формуляри-зразки документів можна використати для встановлення
різноманітних стійких зв'язків між зацікавленими сторонами (зокрема
виробництво, постачання, надання послуг тощо), для визначення одноразових
обов'язків, а також вони можуть служити гарантом у господарській діяльності
підприємств.
Господарська діяльність ґрунтується на договірних зобов'язаннях та
передбачає в умовах цих договорів шляхи розв'язання певних суперечок,
пов'язаних чи з термінами виконання робіт, чи з постачанням продукції, чи з
порушенням розрахункових відносин і т. ін.
Договір - це угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або
припинення цивільних прав і обов'язків.
Договір
може бути укладений між окремими громадянами, між громадянами й організаціями
та між організаціями.
Документи
з наукової діяльності використовуються для
укладання, оформлення і проведення робіт, спрямованих на створення (передання)
науково-технічної продукції, при розробці комплексних науково-технічних
проектів, що характеризуються великою кількістю учасників, різноманітністю
робіт, що проводяться у його рамках.
Документи
з посередницької діяльності регламентують надання різних
посередницьких послуг, залучення до виконання робіт на договірній відплатній
основі окремих фахівців і тимчасових колективів, а також ведення спільної
діяльності.
2. Документи з господарсько-претензійної діяльності
Документи
з господарсько-претензійної діяльності - це протокол розбіжностей, договір постачання, комерційні акти, претензійні
листи, позовні заяви.
Протоколи
розбіжностей складають у випадках виникнення суперечки з
тексту договору і доданої до нього специфікації. Часто виникають суперечки,
пов'язані з термінами відвантаження або постачання продукції, сумою договору,
формами розрахунків між сторонами тощо.
Проект договору
постачання складає, як правило, постачальник і надсилає його
покупцеві. Покупець зобов'язаний у 10-денний термін підписати його, скріпити
печаткою і повернути постачальникові. Якщо покупець не згоден з будь-яким
пунктом або кількома пунктами договору, він також зобов'язаний у 10-денний
термін скласти протокол розбіжностей і у двох примірниках надіслати його разом
із підписаними договорами та специфікацією на адресу постачальника.
Комерційні
акти складають представники транспортних організацій з метою
посвідчення обставин, які можуть бути підставою для встановлення вини за порушення
договору перевезення вантажів і покладання матеріальної відповідальності на
працівників транспорту (як правило, залізниць), відправників і одержувачів
вантажів. Відсутність комерційного акта позбавляє одержувача вантажу можливості
пізніше виставити претензію працівникам транспорту.
Комерційні
акти складають за встановленою формою і вони містять такі обов'язкові реквізити:
1) назва
документа;
2) номер,
дата і місце складання;
3) швидкість
перевезення вантажів;
4) номер і
дата накладної;
5) назва
пунктів відправлення і призначення;
6) назва
відправника і одержувача;
7) відомості
про засоби транспорту та відповідні відмітки в накладній;
8) результати
перевірки вантажу;
9) опис
ушкодження і стан вантажів із виділенням нестач або надлишків;
10) висновки експертизи;
11) додаткові відомості та
відмітки;
12) підписи осіб, що склали
комерційний акт.
Претензійні
листи - листи, що оформляють обгрунтування вимог однієї організації
до іншої, що стосуються порушення договірних зобов'язань.
Такі
листи є засобом урегулювання розбіжностей на добровільних засадах і є
обов'язковою попередньою стадією перед позиванням через суд або арбітраж.
Претензії подають у певні терміни залежно від їх виду.
Форма претензійних листів відповідає вимогам до листів як таких, однак їх
зміст визначається видом претензії. Документи оформляються на бланку
організації.
Претензійний
лист містить такі реквізити:
- адреса організації (підприємства),
куди передасться претензія (праворуч вгорі);
- адреса організації
(підприємства), що подає претензію (якщо лист оформляється не на бланку), сума
претензії цифрами (зліва вгорі);
- текст;
- банківські реквізити
заявника;
- додатки із зазначенням
кількості аркушів;
- підписи директора та головного
бухгалтера організації (підприємства), скріплені печаткою, якщо лист
оформляється не на бланкові.
Позовна
заява - документ, який передається до арбітражу або суду з
проханням про стягнення з відповідача примусовим порядком претензійних сум або
будь-якого майна.
До арбітражу або суду позивач подає документи, що підтверджують факт
вживання ним заходів із урегулювання розбіжностей на добровільних засадах. Для
вчинення позову потрібні документи, що його обґрунтовують: договори, акти,
транспортні документи, рознарядки, розрахунки, свої і листи-відповіді,
телеграми тощо. Копії позовних документів позивач повинен відправити
відповідачеві, а поштова квитанція як доказ відсилання цих документів поштою
додається до позовної заяви.
3. Система обліково-фінансової документації
Система
обліково-фінансової документації покликана забезпечити:
- повну схоронність грошей та ін.
цінностей;
- точне виконання фінансових,
банківських та ін. операцій;
- своєчасне відображення
виробничих операцій;
- запобігання фінансових порушень
і зловживань;
- можливість документального
обгрунтування відповідальності службових осіб;
- складання бухгалтерської та ін.
звітності;
- право здійснення
грошово-розрахункових операцій у фінансових і банківських установах.
Фінансово-розрахункова
документація відзначається високим рівнем стандартизації.
Акт - документ, складений
однією або кількома особами, що підтверджує будь-які установлені факти або
події.
Акт
складають після (а) ухвал; (б) при переданні товарно-грошових цінностей однією
особою іншій; (в) після приймання завершених об'єктів будівництва; (г) при
проведенні випробувань нової техніки; (ґ) при нещасних випадках та ін.
подіях.
Акт
затверджується вищою установою або керівником підприємства. Акт оформляється
комісією, створеною керівником підприємства.
Реквізити:
1) автор документа (назва відомства й організації);
2) дата, номер і місце складання;
3) гриф затвердження;
4) Заголовок;
5) підстава (наказ керівника організації);
6) склад комісії;
7) присутні;
8) текст (констатаційна частина);
9) відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження;
10) перелік додатків до акту;
11) підписи членів комісії та
присутніх (у разі необхідності).
Текст
акта складається із двох частин. У першій зазначають підстави для складання
його, вказують членів комісії та її завдання. У другій описують суть і характер
проведеної роботи, установлені факти, а також дають пропозиції та роблять
висновки.
Акцепт - це згода платника на
оплату грошових і товарних документів.
Ця
форма застосовується при розрахунках за товари, послуги і виконані роботи. При
акцептній формі розрахунків оплата установою банку платіжних документів
постачальника може виконуватися лише за згодою (акцептом) платника.
Акцепт
платіжних вимог може бути позитивним або негативним, попереднім або наступним,
повним або частковим.
Платник
має право відмовитися від акцепту повністю або частково у випадках,
передбачених чинним законодавством, особливими умовами постачання або
договором.
Установа
банку може приймати якісні обґрунтовані відмови від акцепту. Якщо відмова від
акцепту не обґрунтована або мотив суперечить нормативним актам, банк повертає
такі відмови платникові.
Відмову
від акцепту на оплату платіжної вимоги платник оформляє листом або
телеграмою.
Лист-відмова
доцільний тоді, коли покупець і постачальник знаходяться в одному населеному
пункті й обслуговуються однією банківською установою, а також, коли поштовий
пробіг між банками покупця й постачальника не перевищує трьох днів.
Відомість - це різновид документа, який найчастіше використовується в бухгалтерській
справі, у системі банку та ін.
Відомості
бувають платіжні, накопичувальні, на виплату пенсій, заробітної плати
тощо.
Гарантійний
лист укладають з метою підтвердження фінансово-розрахункових
зобов'язань.
Як
правило, гарантуватися може оплата праці за виконану роботу, за проживання
співробітників протягом навчання (роботи) в іншому місті, погашення кредиту
тощо.
Заява-зобов'язання - документ, що є різновидом термінового зобов'язання, яке оформляється з
метою отримання кредиту за спеціальними позиковими рахунками.
Такі
позики (кредити) банку підприємствам, організаціям використовуються для оплати
вартості товарів, відвантажених на адресу споживачів, сезонні витрати, за
надані послуги тощо.
Заява
має такі реквізити:
1) назва
установи банку, до якої звертаються із метою кредитування певних операцій (у
правому куті);
2) назва
підприємства, що дає зобов'язання перед банком (у правому куті);
3) назва
виду документа;
4) текст;
5) підписи
керівника й головного бухгалтера підприємства, скріплені гербовою
печаткою;
6) дата
складання заяви-зобов'язання.
Текст
заяви-зобов'язання складається від першої особи множини із формулюваннями типу
«просимо надати», «просимо прийняти» і т. ін. Він
складається з 4-х частин. У першій висловлюється прохання щодо кредитування,
зазначається спрямування позичених коштів. У другій - прохання щодо приймання
фінансово-розрахункових документів. У третій банкові надається право вести
перерахунки із розрахункового рахунка підприємства на підставі платіжних
документів. Четверта частина - зобов'язання про дотримання фінансової
дисципліни.
Квитанція - документ, що видається установам (організаціям, підприємствам) на
підтвердження одержання певних матеріальних цінностей і грошових коштів.
Квитанція,
як правило, складається з трафаретної частини й тексту. У тексті
вказують:
- від кого прийнято (назва установи або приватної особи);
- за що прийнято;
- яка сума;
- на підставі якого документа (назва, дата видання, номер);
- коли прийнято (дата, місяць, рік);
- штамп касира про одержання грошей;
- підпис касира.
Накладна - обліково-фінансовий документ про приймання, відправлення чи видачу матеріальних
цінностей.
Накладна
є трафаретизованим документом, що містить такі реквізити:
1) назва
підприємства (організації), що видає накладну (вгорі зліва);
2) гриф
затвердження керівником підприємства (організації) (вгорі праворуч) - підпис,
печатка;
3) назва
виду документа, номер;
4) мета
приймання, відправлення, видачі матеріальних цінностей;
5) дата;
6) кому й
від кого передані матеріальні цінності;
7) трафаретизований
текст (таблиця із даними);
8) підпис
матеріально відповідальної особи, що проводила передачу матеріальних цінностей
(відправника);
9) підпис
матеріально відповідальної особи, що прийняла матеріальні цінності
(одержувача).
4. Документи в банківській діяльності
Документи
в банківській діяльності застосовуються в практичній
діяльності комерційних банків для регулювання відносин щодо здійснення
кредитно-розрахункового обслуговування, залучення внесків, надання кредитів з
оренди, у тому числі лізингу.
За
наказом Міністерства фінансів України затверджено певні форми звітності
підприємств та окремих громадян про сплачені податки.
У
порядку фінансової звітності підприємств до установ Державної податкової
адміністрації подають інформацію про «Баланс підприємства»; «Розрахунок
відрахувань у Фонд Чорнобиля (з фонду оплати праці)»; «Декларацію з податку на
добавлену вартість»; «Декларацію про прибуток підприємства»; Звіт про фінансові
результати та їх використання; «Розрахунок земельного податку».
Громадяни
України звітують перед установами Державної податкової адміністрації шляхом
заповнення форми № 1, що є «Декларацією про доходи, одержані з 1 січня по ЗІ
грудня 199__ року або за інший період звітного року», а також формуляра
«Декларація про доходи, отримані від заняття підприємницькою діяльністю за 19__
рік». Документі є типовими формами-бланками фінансової звітності.
Документи
з зовнішньоекономічної діяльності . Зовнішньоекономічні угоди (договори, контракти) вважають укладеними, якщо
вони оформлені письмово й підписані певними особами, на те
уповноваженими.
На
практиці зовнішньоекономічні угоди здійснюються у формі договорів. Щодо
зовнішньоекономічних операцій купівлі-продажу договір прийнято означати
терміном контракт. Інші
торговельні угоди (перевезення, страхування, доручення й т. ін.) - договори.
Іноді договори називають угодами (аянтська угода) або протоколами (додатковий
протокол до раніше укладеного контракту).
Усі ці
терміни є юридично рівнозначними.
При
укладанні й виконанні комерційної угоди складають комерційні листи, що відтворюють
двосторонній обмін документацією в процесі дії контракту (договору).
Під час проведення
зустрічей використовують записи бесід учасників договірних сторін, що також є
документом про факти діяльності сторін.
5. Документація в рекламній та видавничої діяльності
Основними документами, що складаються для організації реклами, є договір на
рекламні послуги, угода про ціну на рекламні послуги, угода про розподіл
прибутку від рекламної діяльності. Договір на рекламу продукції (послуги).
Основні реквізити документа:
1.
Назва виду документа.
2.
Місце, дата складання.
3.
Назви сторін, їх представників.
4.
Текст.
5.
Юридичні адреси сторін.
6.
Підписи представників сторін, печатки.
Документація
видавничої діяльності .
Автор - фізична особа, творчою
працею якої створено твір; первинний суб'єкт, якому належить авторське
право.
Авторське
право виникає у зв'язку із створенням, використанням і
охороною творів літератури, науки, мистецтва.
Автор,
перш за все, захищає своє право на авторство, укладаючи видавничий договір. Автор також може захистити (поновити) своє
авторство (співавторство) згідно із законом «Про авторське право і
суміжні права» в суді, подавши позовну заяву.
Дипломатичні
документи - дна із форм дипломатичної
діяльності держави по здійсненню цілей і завдань зовнішньої політики.
Складання
дипломатичних документів є однією із важливих і такою, що набуває дедалі
більшої ваги, галузей дипломатичної роботи.
Дипломатична
документація держав досить різноманітна. Значну її частину становлять
документи, що мають виключно внутрішньо
відомчий характер. Інша категорія дипломатичних документів - це ті
документи, за допомогою яких здійснюються
письмові офіційні зносини між державами і які висловлюють позицію держави з
того чи іншого питання міжнародного життя. Частина таких документів через певні
конкретні обставини носить конфіденційний характер (у практиці зустрічаються
навіть «усні послання» та «усні заяви», текст яких зачитується, але не
передається адресатові офіційно).
Більшість
дипломатичних документів не публікується внаслідок малого значення питань, що в
них розглядаються (наприклад, ноти з проханням про видачу віз).
Але
значна частка дипломатичних документів, особливо якщо вони стосуються важливих
питань міжнародного життя, оприлюднюється.
Іншими
формами дипломатичної діяльності держави (окрім дипломатичного листування)
є:
- участь у міжнародних конгресах,
конференціях чи нарадах;
- підготовка та укладання
міжнародних договорів та угод, багатосторонніх чи двосторонніх, що
регламентують найрізноманітніші питання міждержавних відносин;
- повсякденне представництво
держави за кордоном, здійснюване її посольствами та місіями, і ведення ними
політичних та ін. переговорів з дипломатичним відомством країни
перебування;
- участь представників держави в
діяльності міжнародних організацій, загальнополітичних та регіональних;
- висвітлення в пресі позиції
уряду з тих чи інших зовнішньополітичних питань, публікація офіційної
інформації, офіційне видання міжнародних актів і документів.
Одна із
найважливіших особливостей дипломатичних документів полягає в тому, що вони
призначені для сприймання не лише вітчизняного читача, а й зарубіжного, який
може дотримуватися інших поглядів на міжнародні справи, звик до інших понять,
іншої політичної мови й термінології.
Більшість
текстів документів має таку структуру:
1.
Протокольна формула.
2.
Смислове ядро.
3.
Аргументаційна
частина.
4.
Викладення факту (фактів).
