Однією з
форм ділового тексту є документ, зокрема
ділова кореспонденція. З роками склалися
узвичаєні правила оформлення службової,
урядової, приватної кореспонденції.Це і сувора нормативність, і дотримання
юридичних положень, і також бездоганне
володіння правилами української мови
— графіки, орфографії й пунктуації.
Текст має
бути логічно послідовним, диференційованим
за сферами спілкування, відзначатися
довершеністю структури, форми та викладу.
Залежно від характеру основного змісту
документа використовуються відповідні
мовні структури із ретельно дібраними
словами, що найточніше передають зміст
документа.
Будь-яка
ділова кореспонденція зазвичай готується
на спеціальних бланках, реквізити яких
містять постійну інформацію. Обов'язковими
мають бути заголовок, адреса організації,
установи, фірми, підприємства, куди
надсилається документ. Назва ставиться
у називному відмінку. Якщо ж кореспонденція
адресується конкретній особі, то посада
і прізвище її пишуться в давальному
відмінку.
У ділових
паперах у звертанні до офіційної особи
використовуються офіційні форми
ввічливості: шановний, високошановний,
вельмишановний. Після звертання ставиться
кома, а текст починається з малої літери.
Якщо ж звертання завершуються знаком
оклику, текст починається з абзаца і з
великої літери.
Важливе
значення мас питання мовного етикету,
особливо тепер, коли відбуваються зміни
у виробничих відносинах окремих
підприємств та установ. Це стосується
переважно тих, хто займається складанням
листів-прохань, листів-ви-мог,
листів-претензій, бо від змісту таких
документів залежать відносили між
колективами та приватними особами.
Щоб не
виказувати невдоволення діями партнера,
рекомендується замінити активну форму
дієслова на пасивну. Наприклад: Ви не
висловили своїх пропозицій щодо випуску
нашої спільної продукції. — Пропозиції
щодо випуску нашої спільної продукції
Вами ще не висловлені.
Якщо ж
важливо назвати конкретного виконавця,
тоді пропонуємо вживати активну форму.
Наприклад: Міністерство зв 'язку не
гарантує оплату цієї роботи. Завод не
гарантує забезпечення всіх робітників
квартирами.
Особливого
значення набувають у ділових документах
вставні слова, які пом'якшують тон
спілкування. Наприклад: За такі результати
праці Ви не можете одержати премії. —
На жаль, за такі результати праці Ви не
можете одержати премії. Займенник Ви в
листах, офіційних документах тощо
пишеться з великої літери. Цим
підкреслюється повага до адресата.
Відокремлений
дієприслівниковий зворот може надати
документу характеру повної інформації,
вичерпної відповіді. Наприклад: Прочитавши
Ваші оповідання, редакція журналу
повідомляє, що вони потребують
доопрацювання. З цією метою найчастіше
використовуються також дієприслівникові
звороти типу: вважаючи, беручи до уваги,
враховуючи та ін.
Надмірна
ввічливість як і нав'язування своїх
методів чи принципів у розв'язанні того
чи іншого питання не сприяють позитивному
результату.
49.Лист, телеграма, факс.
Лист – це поширений вид ділових паперів, який
використовується для обміну інформацією між установами (організаціями)
або приватними особами.
Службовий лист,або відношення, –
це різновид інформаційних документів для писемного спілкування і
оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх
структурних підрозділів.
Зміст і характер службових листів залежить від специфіки установи,
від якої він пишеться, та від конкретної потреби, що спонукає до цього.
Але в листі завжди дотримуються певних стандартів, зокрема зазначають,
кому й від кого він надсилається, про що запитується, викладається зміст
прохання, вимоги, пояснення, проставляється дата та підписи
відповідальних осіб.
Серед усього розмаїття листів виділяють такі типи:
1. Листи, що потребують відповіді (листи-запити, листи-прохання, листи-пропозиції, листи-звертання, листи-вимоги).
2. Листи, що не потребують відповіді (листи-відповіді,
листи-попередження, листи-розпорядження, листи-відмови,
листи-нагадування, листи-подяки, листи-підтвердження, листи-запрошення,
комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та
інформаційні листи).
3. Комбіновані листи, що містять різні елементи: запитання, відповіді, роз’яснення, повідомлення, прохання, розпорядження.
За кількістю адресатів листи прийнято поділяти на: звичайні, циркулярні.
- Звичайний колективний лист– це такий інформаційний документ, що надсилається по-різному: або від імені однієї організації (установи), або від імені декількох організацій (установ).
- Циркулярний лист– це такий інформаційний документ, який завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо
Оскільки листування виключає безпосереднє спілкування, то доцільно
до тексту листів уводити такі мовні засоби (одиниці), які засвідчують
ваше ставлення до партнера (словосполучення, звертання із врахуванням
ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання
субординації).
Факс
- це службовий документ, одержаний за
допомогою телефакса телефонними каналами
зв'язку. Факс становить ксерокопію
переданого документа. Факс оформляють
так само, як і службовий лист.
Додаткові
дані, що їх автоматично проставляє
апарат - це: зазначення відправника
(його коду), дата та час передавання
документа, номер телефакса, з якого
передано інформацію, кількість сторінок.
Відправник
факса (адресант) має одержати підтвердження
про те, що адресат одержав інформацію.
Головною є графа "RESULTS", в якій у
разі одержання повідомлення повністю
і без помилок проставляється "OK";
якщо були збої, - то "NG".
Якщо одержані
факси містять дуже важливу інформацію
і призначені для тривалого користування,
то їх слід скопіювати, оскільки папір,
що використовують для факсів, дуже
тонкий.
Здебільшого
листування з комерційних питань
зберігають 3 роки. Службове листування
з інофірмами щодо найважливіших питань
зберігають не менше 10 років.
Телеграма- це службовий документ, що становить
буквенно-цифрове повідомлення, передане
за допомогою телеграфного зв'язку
(телеграфом).
Тексти
телеграм друкують без абзаців. Вони
повинні бути стислими і недвозначними.
Не рекомендується вживати прийменники,
сполучники, займенники, вигуки, частки
(крім частки "не"). Не допускається:
переносити слова тексту телеграми з
одного рядка на інший; робити будь-які
виправлення. У разі потреби замість
розділових та інших знаків використовують
умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР
(номер), ДВК (двокрапка). Знаки "-"
(мінус), "+" (плюс),% (процент) пишуть
словами; однозначні числа - переважно
словами, багатозначні - цифрами.
Службові
телеграми оформляють на поштових чи
фірмових бланках або на чистих аркушах
паперу (формат А5) у двох примірниках
(перший передають до відділення зв'язку,
другий підшивають у справу.
Розрізняють
ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.
У телеграмах
відповідях на початку тексту зазначають
номер документа, на який дають відповідь,
а в кінці - вихідний номер, після чого
зазначають назву підприємства (скорочено),
посаду (в разі потреби), прізвище особи,
яка підписала телеграму.
Оформляючи
службову телеграму, зазначають: назва
виду документа, категорія телеграми,
вид телеграми, телеграфна адреса
одержувача, номер документа, на який
дають відповідь, текст, вихідний номер
телеграми, скорочена назва підприємства,
що надсилає телеграму, посада особи,
яка підписала телеграму; поштова адреса
та назва підприємства - відправника
телеграми, підпис, дата підписання
телеграми, відбиток печатки підприємства
- відправника.
Телефонограма- це службовий документ, що становить
оперативне повідомлення, передане
телефоном.
Телефонограми
складає секретар-референт або інший
працівник за дорученням керівника.
Текст
телефонограми повинен бути чітким,
стислим (до 50 слів), з акцентом на факти,
дати, час та місце проведення заходів.
Якщо в тексті є слова, які погано
сприймаються на слух, то треба кожну
літеру передавати словами.
Складену
та оформлену телефонограму повинен
перевірити та підписати керівник або
відповідальний працівник підприємства.
Якщо
телефонограму передають кільком
адресатам, то складають список їх з
номерами телефонів.
Оформляючи
вихідну телефонограму, зазначають:
назву виду документу, адресата, дату
підписання, індекс (вхідний номер),
підпис, прізвище і номер телефону особи,
яка пережала телефонограму, прізвище
і номер телефону особи, яка прийняла
телефонограму, дату і час передавання
телефонограми.
Передаючи
телефонограму, слід дотримуватися таких
правил:
- відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону;
- назвати вид документа;
- продиктувати текст телефонограми;
- назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;
- записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.
Одержавши
телефонограму, секретар повинен
ознайомити з її змістом керівника чи
працівників, яким адресовано телефонограму.
Телефонограми
оформляють на загальних, трафаретних
чи спеціальних бланках або на чистих
аркушах паперу формату А5 в одному
примірнику.
