Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію,
"зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати
та передавати її в часі та просторі".
Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді
інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до
законодавства юридичну силу. Юридична сила документа - це "властивість
службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для
вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання і
управлінські функції".
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки
вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.
У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше
використовують текстові документи, "зміст яких - мовна інформація,
зафіксована будь-яким тилом письма або певною системою звукозаписування".
Отже, вирізняють
- письмові та рукописні документи.
Письмовий документ - текстовий документ, інформація якого зафіксована будь-яким видом письма.
Рукописний документ - це письмовий документ, створений способом нанесення знаків письма власноручно.
Види документів визначають за такими ознаками:
- найменуванням - заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;
- походженням - службові (офіційні) й особисті.
Службові документи створюються організаціями, підприємствами
та службовими (посадовими) особами, які їх представляють. Під посадовою
особою розуміють особу, яка здійснює функцію представника влади або
обіймає посаду, пов'язану з виконанням організаційно-розпорядчих або
адміністративно-господарських обов'язків.
Службові документи оформлюються в установленому порядку.
Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх
службової діяльності або виконанням службових обов'язків. До особистих
належать також і ті документи, які містяться в приватному зібранні
особи;
- місцем виникнення - внутрішні та зовнішні.
Внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено.
Зовнішні документи є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
- призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
- напрямком - вхідні й вихідні.
Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи,
вихідний - службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи
фізичній особі;
- формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).
Стандартні - це документи, що мають однакову форму та
заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами
(типові листи, типові інструкції, типові положення).
Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному
випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від
руки (протоколи, накази, заяви);
- строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.
Звичайні безстрокові - це такі документи, які виконуються в порядку загальної черги.
Термінові - зі встановленим строком виконання. До них належать
також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма,
телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання,
передання тексту документа може здійснюватися також телефоном,
телеграфом чи телефаксом.
Дуже термінові - документи з позначенням "дуже терміново";
- ступенем гласності - загальні, таємні, для службового користування (ДСК).
Таємні документи мають угорі праворуч позначення "Таємно".
Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної
відповідальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого
доступу "Для службового користування", який проставляється в правому
верхньому кутку першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого
берега.
Регламентує роботу з такими документами "Інструкція про порядок
обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших
матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що
є власністю держави", затверджена Кабінетом Міністрів України від 27
листопада 1998 року № 1893. На основі цієї Інструкції міністерства, інші
центральні й місцеві органи виконавчої влади розробляють перелік
конфіденційних документів;
- стадіями створення - оригінали, копії й виписки, дублікат.
Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його
примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби,
завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.
Копія - це точне відтворення оригіналу. На копії документа
обов'язково робиться помітка "Копія" вгорі праворуч. Листуючись із
підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають
потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і
копія мають однакову юридичну чинність.
Виписка (витяг) - копія офіційного документа, що відтворює деяку його частину і відповідно засвідчена.
Дублікат - повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу;
- складністю - прості (односкладові) й складні;
- строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
- технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним способом;
- носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за
встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських
дій, тобто у створенні документів.
Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є
необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій,
передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу
або постійно.
Документообіг - рух документів в установі, організації від часу їх
створення або одержання до закінчення виконання або надсилання.
Кількість документів, що надійшли в організацію, установу і створені
ними за певний період, становить обсяг документообігу.
Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів,
розробляє методи оформлення документів, принципи документообігу й
побудови систем документації, називається документознавством.
